Налоговый режим на профессиональный доход всё больше набирает популярность. И неудивительно, ведь НПД имеет много преимуществ: выгодные налоговые ставки, простота документооборота, свободный график. Но есть у режима и подводные камни, которые важно учитывать компаниям, привлекающим к работе плательщиков НПД.
Рассказываем, как работать с самозанятыми юридическим лицам и ИП в 2023 году: что нужно знать, чтобы не спровоцировать проверки, недоимки по налогам и взносам и штрафы.
Может ли ИП и юрлицо работать с самозанятыми
Самозанятыми называют лиц, которые платят налог на профессиональный доход. Режим распространяется на определённые виды деятельности: на нём можно оказывать парикмахерские, ремонтные, косметические, бухгалтерские, копирайтерские, дизайнерские и многие другие услуги. Примеры можете посмотреть на сайте ФНС.
Самозанятые могут предоставлять услуги как физическим лицам, так и организациям: ООО, ИП. С плательщиками НПД работать компаниям крайне выгодно: почему — расскажем далее.
Но есть одно: самозанятый не может нанимать работников по трудовому договору, а ещё оказывать услуги своему работодателю. Даже если человек расторгнет трудовой договор со своим нанимателем, оказывать ему услуги в рамках самозанятости он сможет не ранее чем через 2 года.
То есть если ваш проверенный годами бухгалтер уволился из штата компании и отправился в свободное плавание, заключить с ним договор ГПХ и работать в рамках самозанятости вы сможете только через 2 года. Даже если оба этого желаете. В противном случае отношения будут переквалифицированы в трудовые, а это грозит организации штрафами, начислением недоимок по НДФЛ и страховым взносам.
Читайте подробнее о режиме на профдоход.
Выгодно ли компании работать с самозанятыми
Организациям и ИП выгодно работать с плательщиками налога на профдоход.
Этим и обусловлено введение ограничения на оказание услуг самозанятым текущему или бывшему работодателю — нанимателям было бы крайне выгодно перевести штатных сотрудников на новый режим. Но так делать нельзя — если налоговая заподозрит компанию в подмене трудовых отношений, многочисленных проверок и санкций не избежать.
Итак, в чём выгода правоотношений самозанятого и ИП или организации:
- Компании не нужно рассчитывать и платить за самозанятого налоги и страховые взносы. Все отчисления он делает самостоятельно. Налицо существенная экономия на налогах и взносах: если вы с самозанятым обговорили выполнение им услуг на 30 тыс. рублей, столько вы ему и заплатите, а с налоговой плательщик НПД будет взаимодействовать сам.
- У организации нет обязательств перед самозанятым, обозначенных трудовым законодательством. Она не должна оплачивать отпускные, больничные и прочие соцпособия.
- Простой документооборот. Режим максимально упрощен, не предполагает строгих отчётностей или сложного документооборота.
- Компания не должна предоставлять самозанятому оборудованное рабочее место и создавать оптимальные условия труда. Исключением могут быть только условия, обозначенные в договоре. Например, самозанятый ремонтирует офис и в договоре было согласовано условие, что заказчик должен освободить помещение от вещей.
Кроме того, к самозанятым выгодно обращаться за оказанием разовых и периодических услуг. Зачем держать специалиста в штате, если к нему можно обратиться по мере необходимости.
Возможно, вам будет полезна статья об особенностях налогообложения самозанятых.
Как ИП и организации правильно работать с самозанятыми
Несмотря на простоту режима НПД, он имеет некоторые нюансы и правила, которые важно знать и соблюдать при сотрудничестве с самозанятыми.
- Обязательно получайте и сохраняйте чеки от самозанятых. Это главный документ, который подтверждает, что текущий статус самозанятого действителен. Кроме того, только чеком можно подтвердить расходы компании на самозанятого, чтобы уменьшить на эту сумму налоговую базу. Это актуально для организаций и предпринимателей на УСН «доходы минус расходы», ОСН и ЕСХН. Чек плательщик НПД должен отдать вам сразу, если вы заплатили ему наличными или электронным платежом. В случае банковского перевода самозанятый вправе отдать чек до 9 числа месяца, следующего за расчётным.
- Заключайте договор с самозанятым. Он фиксирует договоренности, тем самым защищая интересы сторон. В данном случае применимы договоры гражданско-правового характера: преимущественно подряда или оказания услуг. Ранее мы уже рассказывали, как правильно заключить договор с самозанятым и предлагали образцы. В этом случае условия сотрудничества важно прописать так, чтобы договор ГПХ не переквалифицировали в трудовой, обозначить, что исполнитель или подрядчик является плательщиком налога на профессиональный доход. Не должно быть пунктов, указывающих на трудовую деятельность. Например, о выплате дохода дважды в месяц в фиксированной форме. Или указание графика работы, запрет на привлечение к работе третьих лиц (самозанятый вправе привлекать подрядчиков). А ещё конкретизируйте наименование услуг, чтобы исключить подозрение в постоянном характере труда: не «услуги редактора», а «редактура 5 статей объёмом 10 тыс. знаков для сайта».
- Оформляйте акт выполненных работ или акт об оказании услуг. Этот документ не является обязательным, но весьма полезен. Он указывает, что работы выполнены качественно и в срок, подтверждает расходы на самозанятого, гражданско-правовой характер труда. А ещё акт пригодится, если компания начислила самозанятому предоплату. Ведь дата чека будет раньше даты акта. Учёт расходов в этом случае делают согласно дате акта (при наличии чека), то есть тогда, когда они были фактически оказаны.
- Проверяйте статус самозанятого. Делать это нужно перед заключением договора и каждой выплатой. Можете требовать справку о подтверждении статуса у самозанятого или самостоятельно его проверить в сервисе ФНС. Так вы вовремя обнаружите, если самозанятый уже не является таковым. Ведь тогда, если он физическое лицо, вы становитесь его налоговым агентом, то есть обязаны уплачивать за него НДФЛ и страховые взносы. Впрочем, если он вернулся к ИП (да, ИП тоже могут быть самозанятыми), эта обязанность с вас снимается.
- Особенности бухучёта. Расчёты по ГПХ-договорам с самозанятыми отражаются на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Начисление вознаграждения отражается проводкой: Д 76 К 50, 51, 52 — выплачено вознаграждение самозанятому по гражданско-правовому договору.
Почему не хотят работать с самозанятыми
Как правило, юридические лица и индивидуальные предприниматели стремятся работать с самозанятыми, поскольку это избавляет бизнес от многих обязательств и позволяет сэкономить на налогах и взносах. Но многих останавливает риск проверок со стороны налоговой и переквалификации отношений в трудовые. Ведь тогда налоговая доначислит организации недоимку по НДФЛ и страховым взносам за весь период сотрудничества с исполнителем, а ещё и удержит штраф за просрочку внесения налога — 40% от размера долга. Трудовая инспекция также может наложить санкции — до 100 тыс. руб.
Но избежать этого достаточно легко. Главное, не пренебрегать чеком от самозанятого — он должен быть получен и сохранен. А также договором ГПХ и актом. Уберите из документов сомнительные формулировки и избегайте действий, которые могу указывать на трудовые отношения. Можете ориентироваться на признаки подмены трудовых отношений, которые обозначила ФНС.
